Списание кредиторской задолженности и срок исковой давности: пошаговое руководство для бухгалтера

В серии этих тематических постов покажем вам реальные вопросы, на которые отвечают эксперты нашей ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ.

В конце статьи — БОНУС для вас!:)

В рассматриваемой ситуации полагаем:

Полагаем: Кредиторскую задолженность списывайте в том отчетном периоде, в котором наступили основания для ее списания. Списанную задолженность включите в состав прочих доходов. При списании кредиторской задолженности, которая образовалась при получении аванса (предоплаты), сумму начисленного с аванса НДС признайте прочим расходом.

Просроченная кредиторская задолженность – любой долг перед контрагентом, не погашенный в установленный договором срок. Ее надо показать в таблице 5.4 Пояснений к бухгалтерскому балансу.

Невостребованную просроченную кредиторскую задолженность в бухгалтерском и налоговом учете надо списать по истечении срока исковой давности, при ликвидации кредитора или исключении его из ЕГРЮЛ. Срок исковой давности - 3 года со дня, когда вы должны были погасить долг. При подписании акта сверки срок исковой давности начинает течь заново.

Пример: дата оплаты товара 10.11.2021, акт сверки подписан 09.12.2022, последний день для обращения поставщика в суд за взысканием 09.12.2025, задолженность надо списать 10.12.2025 (п. 78 Положения N 34н, ст. 250 НК РФ, ст. 203 ГК РФ).

Для списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности нужны акт инвентаризации расчетов и приказ директора.

При ликвидации контрагента или исключении его из ЕГРЮЛ издайте приказ директора на основании выписки из ЕГРЮЛ и спишите кредиторскую задолженность на дату внесения записи в реестр (Письмо Минфина от 26.01.2024 N 03-03-06/1/6337).

При списании кредиторской задолженности перед поставщиком принятый к вычету входной НДС не восстанавливают, а при списании полученного аванса исчисленный с него НДС к вычету не принимают (Письма Минфина от 21.06.2013 N 03-07-11/23503, от 24.05.2022 N 03-07-11/48045). В налоговом учете задолженность перед поставщиками и по полученным авансам списывайте в доходы вместе с НДС (ст. 248 НК РФ, Письма Минфина от 24.05.2022 N 03-07-11/48045, от 07.12.2012 N 03-03-06/1/635).

Основание для списания кредиторской задолженности Кредиторская задолженность подлежит списанию при наличии одного из следующих обстоятельств:

• в отношении задолженности истек срок исковой давности. Исключение составляет кредиторская задолженность перед бюджетом по налогам и сборам (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Приложение к Письму Минфина России от 28.12.2016 N 07-04-09/78875);
• кредитор - юридическое лицо ликвидирован или исключен из ЕГРЮЛ по решению налогового органа как недействующая организация (п. 9 ст. 63, ст. ст. 64.2, 419 ГК РФ, п. 6 ст. 22, п. 1 ст. 21.1 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП).

Исключение ИП из ЕГРИП не лишает возможности кредитора требовать долг. Это связано с тем, что юридически имущество физлица-гражданина и физлица-ИП никак не разграничено. К тому же выводу пришел и суд в Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 08.07.2020 N Ф06-62911/2020 по делу N А12-20421/2019.

Невостребованную кредиторскую задолженность надо списать, когда в отношении нее будет выявлено одно из указанных выше обстоятельств.

Кредиторскую задолженность списывайте в том отчетном периоде, в котором наступили основания для списания (Письмо Минфина России от 19.12.2006 N 07-05- 06/302):

• Если основанием для списания кредиторской задолженности является истечение срока исковой давности, то задолженность спишите в том отчетном периоде, на который приходится дата окончания срока исковой давности (п. 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации").
• Если кредиторская задолженность подлежит списанию в связи с ликвидацией кредитора или исключением его из ЕГРЮЛ по решению налогового органа, то списать ее надо в отчетном периоде, на который приходится дата внесения записи в реестр (п. п. 6, 7 ст. 22 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП, п. 16 ПБУ 9/99).

Процедура списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности состоит из следующих этапов (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности):

1) инвентаризация расчетов (выявление кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности);

2) письменное обоснование необходимости списания кредиторской задолженности;

3) издание приказа (распоряжения) руководителя о списании кредиторской задолженности;

4) внесение записей о списании кредиторской задолженности в регистры бухгалтерского учета. Кредиторскую задолженность по каждому обязательству списывайте отдельно (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Документы для списания кредиторской задолженности следующие:

• документы, содержащие результаты инвентаризации кредиторской задолженности (например, акт по форме N ИНВ-17 и справка к нему);
• документ с письменным обоснованием списания кредиторской задолженности (например, протокол заседания инвентаризационной комиссии);
• приказ (распоряжение) руководителя о списании кредиторской задолженности.

Кредиторская задолженность перед ликвидированной или исключенной из ЕГРЮЛ организацией списывается в том же порядке, что и задолженность с истекшим сроком исковой давности. К документам, на основании которых списывается кредиторская задолженность, дополнительно приложите выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую ликвидацию кредитора или его исключение из реестра. Выписка из ЕГРИП, подтверждающая прекращение гражданином деятельности в качестве ИП, не является достаточным основанием, для признания кредиторской задолженности перед ним безнадежной к взысканию.

Сумму списанной кредиторской задолженности учтите в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации"). Доход от списания кредиторской задолженности отразите записью по кредиту счета 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы", в корреспонденции со счетом, на котором учтена задолженность (Инструкция по применению Плана счетов):

Сумму начисленного НДС при списании кредиторской задолженности, которая образовалась при получении аванса (предоплаты), включите в прочие расходы (п. п. 11, 16 ПБУ 10/99). В бухгалтерском учете сделайте запись:

Списанную кредиторскую задолженность на забалансовом счете не учитывают.

Если вы списываете свою кредиторскую задолженность по оплате приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав), то НДС, принятый по ним к вычету, восстанавливать не нужно (Письмо Минфина России от 21.06.2013 N 03-07-11/23503). Принятый к вычету НДС нужно восстанавливать только в случаях, которые указаны в п. 3 ст. 170 НК РФ. Списание кредиторской задолженности к их числу не относится.

Если кредиторская задолженность возникла в результате получения аванса, отгрузка по которому так и не состоялась, то при ее списании НДС с аванса к вычету не принимайте (Письма Минфина России от 24.05.2022 N 03-07-11/48045, от 07.12.2012 N 03-03-06/1/635, от 10.02.2010 N 03-03-06/1/58).

Суммы НДС по авансам можно принять к вычету только после отгрузки, в счет которой получена предоплата, либо в случае изменения условий (расторжения) договора и возврата аванса (п. п. 5, 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ).

А поскольку при списании кредиторской задолженности ни того, ни другого не происходит, то принять налог к вычету нельзя. В части учета суммы такого НДС для целей налога на прибыль возможны два подхода:

1. Согласно первому НДС не учитывается в доходах с учетом пп. 2 п. 1 ст. 248 НК РФ. Такой подход соответствует экономической сути отношений: удержанный с аванса НДС должен быть перечислен в бюджет, поэтому он не формирует доход у налогоплательщика. Однако данный подход может встретить возражения у налогового органа, так как из разъяснений Минфина России можно сделать вывод о том, что в доходы нужно включать всю сумму списываемой кредиторской задолженности, то есть включая НДС (Письмо от 24.05.2022 N 03-07-11/48045).
2. По второму подходу НДС включается во внереализационные доходы и в прочие расходы. Этот подход прослеживается из Письма Минфина России от 24.05.2022 N 03-07- 11/48045. Он не учитывает пп. 2 п. 1 ст. 248 и п. 19 ст. 270 НК РФ. Кроме того, в части признания в расходах позиция Минфина России сформулирована абстрактно, что допускает разное толкование. При этом ранее ведомство высказывалось о невозможности учесть рассматриваемые суммы НДС во внереализационных расходах (Письмо от 07.12.2012 N 03-03-06/1/635). Кроме того, у налоговых органов может вызвать вопросы признание НДС в составе прочих расходов, притом, что при списании кредиторской задолженности он относится на внереализационные доходы. Соответственно, если вы включите сумму НДС и в доходы, и в расходы, также возможны претензии со стороны проверяющих. Однако в этом случае вас может поддержать суд (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.03.2015 N Ф10-343/2015).

Кредиторскую задолженность списывайте, если по ней истек срок исковой давности, а также по другим основаниям, например, когда (п. 18 ч. 2 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина России от 13.01.2023 N 03-03-06/1/1642, от 19.07.2022 N 03-03-06/1/69565, от 18.01.2021 N 03-03-06/1/1945, от 02.04.2021 N 03-03-06/1/24533, от 07.02.2020 N 03-03- 06/2/7955, от 09.11.2018 N 03-03-06/2/80648, от 11.09.2015 N 03-03-06/2/52381, от 25.03.2013 N 03-03-06/1/9152, Определение Конституционного Суда РФ от 28.04.2022 N 1089-О):

• кредитор простил вам долг (ст. 415 ГК РФ);
• возникли обстоятельства, при которых погасить долг невозможно (ст. 416 ГК РФ);
• кредитор-юрлицо ликвидирован (ст. 419 ГК РФ) либо исключен из ЕГРЮЛ как недействующий (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, п. 1 ст. 21.1 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП). Если кредитор-юрлицо исключен из ЕГРЮЛ по решению инспекции на основании п. 5 ст. 21.1 Закона N 129-ФЗ, суммы кредиторской задолженности тоже списываются и подлежат отражению в составе доходов налогоплательщика (Письмо Минфина России от 18.07.2023 N 03-03-06/1/66868).

Минфин России ранее высказывал иную позицию: при наличии такой кредиторской задолженности последствия при ликвидации юрлица, предусмотренные ГК РФ, не возникают, следовательно, она не подлежит списанию по указанному основанию и отражению в составе доходов. При этом она может быть списана по иным основаниям, и в этом случае такие суммы подлежат отражению в составе внереализационных доходов налогоплательщика (Письма от 13.01.2023 N 03-03-06/1/1642, от 02.04.2021 N 03-03-06/1/24533).

Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, нужно оформить (п. 78 Положения N 34н, Письмо ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4- 3/25307@):

– актом инвентаризации расчетов с кредиторами. Можно использовать унифицированную форму N ИНВ-17 или разработать свою форму (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Письмо Минфина России от 26.08.2016 N 03-03-06/1/50059);

– письменное обоснование списания задолженности, например бухгалтерскую справку;

– приказ руководителя о списании.

Полагаем, что при списании кредиторской задолженности по другим основаниям нужно оформлять такие же документы. Также рекомендуем иметь документы, подтверждающие основание для списания долга, например:

• выписку из ЕГРЮЛ - если долг списывается из-за ликвидации кредитора;
• соглашение о прощении долга;
• договор с контрагентом, товарные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), счета на оплату и т.п.

Кредиторскую задолженность включайте во внереализационные доходы (п. 18 ч. 2 ст. 250 НК РФ). Из этого правила есть исключения (п. 18 ст. 250, пп. 21, 21.1, 21.3, 21.4, 21.6, 21.7 п. 1 ст. 251 НК РФ, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 23.04.2018 N 105-ФЗ, ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 08.06.2020 N 172-ФЗ, ч. 4 ст. 5 Федерального закона от 26.03.2022 N 67-ФЗ, п. 6 ст. 4 Федерального закона от 14.07.2022 N 323-ФЗ):

– кредиторская задолженность по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, которая списана или уменьшена по закону или по решению Правительства РФ. Ее включать в доходы не нужно;

– суммы прекращенных в порядке ч. 3 ст. 5 Федерального закона от 29.07.2018 N 263- ФЗ обязательств головного исполнителя (исполнителя) поставок продукции по гособоронзаказу перед уполномоченными банками. Эти суммы не учитываются при определении налоговой базы за 2018 г. и последующие периоды;

– суммы прекращенных обязательств по договорам субординированного кредита при осуществлении в отношении банка мер по предупреждению банкротства. Они не учитываются при определении налоговой базы с 1 июля 2017 г.;

– суммы прекращенных обязательств перед внешним участником по соглашению о финансировании участия в кредите (займе), если обязательства кредитора прекратились в связи с прекращением обязательств перед ним заемщика, а также лиц, предоставивших обеспечение исполнения обязательств этого заемщика. Они не учитываются при определении налоговой базы с 1 января 2022 г.;

– суммы прекращенных обязательств по уплате задолженности по кредиту и (или) процентам по кредитному договору. Они не учитываются при определении налоговой базы с 1 января 2020 г. (ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 08.06.2020 N 172-ФЗ).

Для учета сумм прекращенных обязательств по уплате задолженности по кредиту и (или) процентам по кредитному договору должны быть соблюдены следующие условия:

– кредит предоставлен с 1 января по 31 декабря 2020 г. на возобновление деятельности или на неотложные нужды для поддержания и сохранения занятости;

– в отношении кредитного договора кредитной организации предоставлена субсидия по процентной ставке в порядке, установленном Правительством РФ;

– суммы прекращенных в 2024 и 2025 гг. обязательств:

• по договору купли-продажи акций (долей) российских организаций, если продавец - иностранная организация (иностранный гражданин) принял решение простить долг; *указанному договору купли-продажи, если иностранная организация (иностранный гражданин) или российская организация (физлицо) получили право требования до 31 декабря 2025 г.;
• выплате иностранному участнику ООО действительной стоимости доли, если в 2022 - 2025 гг. он вышел из общества либо исключен из состава его участников в судебном порядке.

Эти суммы не учитываются при определении налоговой базы с 1 января 2024 г. (ч. 13 ст. 19 Федерального закона от 08.08.2024 N 259-ФЗ).

При методе начисления доход в виде списанной кредиторской задолженности признавайте в последний день отчетного (налогового) периода, в котором (пп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ):

1. истек срок исковой давности (Письма Минфина России от 21.10.2019 N 03-03- 06/1/80551, от 26.11.2014 N 03-03-10/60138, ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4- 3/25307@);
2. внесена запись в ЕГРЮЛ о ликвидации организации-кредитора (п. 8.1 Письма ФНС России от 21.06.2024 N КЧ-4-9/7026@, Письма Минфина России от 02.04.2021 N 03-03- 06/1/24533, от 07.02.2020 N 03-03-06/2/7955, от 09.11.2018 N 03-03-06/2/80648, от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7837);
3. подписано соглашение о прощении долга;
4. возникло иное основание для списания задолженности.

Данные решения являются личными мнениями экспертов
и носят разъяснительный и рекомендательный характер.

Вопрос эксперту экономит ваше время на поиск эффективного решения

Линия Консультаций — сервис для участников программы лояльности «РайТ-Привилегия».

В рамках этой услуги Клиент получает:

— Консультации по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, кадрового делопроизводства и права (в том числе подбор, анализ и предоставление информации, нормативных актов и консультационных материалов);

— Помощь в поиске, подборке и заказе актуальных документов;
— Неограниченное количество обращений к Линии Консультаций.

Режим работы ЛК: ежедневно с 08:00 до18:00, кроме выходных и праздничных дней.